¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos en un centro educativo? ¿Para qué recurrir al Delegado de Protección de Datos?

La Agencia analiza las principales figuras que intervienen en el tratamiento de datos personales en los centros educativos.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha desarrollado en los últimos años un amplio abanico de iniciativas relacionadas con la educación y los menores. Además, dispone de un servicio llamado Canal Joven, que ofrece varias vías de comunicación dirigidas a dar respuesta a las cuestiones o dudas relacionadas con el ámbito escolar.

Por otro lado, la AEPD publica habitualmente documentos sencillos como complemento a la información facilitada a través de sus canales. Todas ellos están disponibles en una sección específica de la página web de la Agencia y, aunque abordan en su mayoría temas que ya han sido tratados en formatos como guías u otros documentos más extensos, desde la Agencia se considera que estos documentos simplificados pueden ayudar de una forma más directa tanto a los ciudadanos como a los responsables.

En este sentido, la Agencia ha publicado una nueva infografía que recoge las diferentes figuras implicadas en el tratamiento de datos en los centros educativos: interesado/a, responsable del tratamiento de datos, encargado/a del tratamiento y delegado/a de protección de datos.

¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos en un centro educativo?

En los nueve primeros meses de este año, el Canal Joven ha recibido más de 1.200 consultas, lo que, a falta de un trimestre para concluir el año, supone casi haber alcanzado la cifra de 2020. Dado el número de preguntas recibidas que inciden en la responsabilidad de los tratamientos de datos en los colegios y qué hacer cuando plantean dudas o controversias al respecto, la Agencia clarifica en esta infografía de quién son los datos que tratan los centros educativos (alumnado, profesorado, personal de servicios, etc.), quién es el responsable de su tratamiento en cada caso, quién gestiona los datos personales atendiendo al encargo que le hace el responsable, y quién tiene la función de asesorar para que el tratamiento se ajuste a la normativa y de responder a las cuestiones y dudas que en esta materia se les susciten a los interesados.

Una de las consultas más frecuentes que se plantean ante el Canal Joven está relacionada con el tratamiento de datos que realizan empresas de servicios como, por ejemplo, las de servicios tecnológicos, las encargadas del comedor escolar o de la ruta. En estos casos deben contar con un contrato de encargo de tratamiento con el responsable, por el que el tratamiento de los datos que realizan lo hacen por cuenta y bajo las instrucciones del responsable, sin que ello suponga una comunicación o cesión de datos, es decir, el responsable contrata con una empresa la prestación de un servicio que implica el tratamiento de datos personales por parte de esta, y en el contrato se debe recoger lo que dispone la normativa sobre protección de datos personales.

Otra de las cuestiones que se plantea habitualmente por parte de las familias está relacionada con cómo conseguir más información sobre el tratamiento de datos de los menores. Para ello, es importante que conozcan la figura del Delegado de Protección de Datos, que tiene entre sus funciones asesorar tanto a los responsables como a las familias sobre cómo se tratan los datos personales y al que se le pueden hacer llegar las reclamaciones. Para los centros públicos, la Agencia ha publicado en el Área de Educación y Menores un documento con los correos de contacto de los Delegados de Protección de Datos de Educación por CC.AA.  
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El Canal Joven está compuesto por una dirección de correo electrónico (canaljoven@aepd.es), un teléfono específico también para consultas sobre estos temas (901 233 144), y un servicio de información de WhatsApp (616 172 204). A ellos se suma la Sede electrónica de la Agencia.